W niedawnym wywiadzie dla Biblioteki Analiz (nr 25) Kasia Portnicka tymi słowy wyraziła się o konferencjach prasowych: „Mają sens tylko wtedy, gdy dają przełożenie na przykład na telewizję. Uważam, że kosztują zbyt wiele pracy jak na efekty, które daje się uzyskać. Wolę dać 30 egz. książki jednemu dziennikarzowi z gazety lokalnej, którą czyta kilka tysięcy osób niż zorganizować konferencję dla 30 dziennikarzy, którzy przyjdą wyłącznie na bankiet. Impreza autorska ma sens tylko wtedy, gdy jest w Warszawie i gdy podaje się gościom dobre trunki i dobre zakąski. W innym przypadku stołeczni dziennikarze się nią nie zainteresują”. Prawda to? W jakiejś mierze na pewno. Nie sposób odmówić natomiast racji twierdzeniu, że dobry PR-owiec zorganizować konferencję prasową po prostu umieć musi. Doświadczenie pokazuje natomiast, iż nie jest to takie łatwe. Pamiętać bowiem należy o wielu drobiazgach, które w sumie złożą się na sukces konferencji. Temat i tytuł Ważny – by nie powiedzieć fundamentalny – jest już sam temat. Innymi słowy można spytać, kiedy organizowania konferencji ma w ogóle sens . Na to pytanie powinien sobie odpowiedzieć każdy z osobna – wydawca, hurtownik (a czemu nie?), organizator targów. Przyjmuje się, że konferencje zwołuje się w sytuacjach wyjątkowych – kiedy chce się podkreślić wagę jakiegoś wydarzenia lub gdy chce się o czymś zakomunikować możliwie szerokiej rzeszy dziennikarzy. Może to być zarówno omówienie okresowych wyników finansowych (pod warunkiem, że są dobre), zdradzenie planów na przyszłość (pod warunkiem, że zrobią na zebranych wrażenie), wizyta zagranicznego autora (pod warunkiem, że za samym faktem jego przyjazdu kryją się jeszcze jakieś atuty), otwarcie nowej siedziby (pod warunkiem, że dziennikarze nie przyjadą na plac budowy niszcząc sobie mokasyny od Gucciego) itp. Zdecydowanie odradzam zapraszanie mediów z powodów po prostu błahych – straciwszy swój czas zawiodą się i nigdy już nic o nas nie napiszą. Często konferencje zwołuje się w sytuacjach kryzysowych, gdy do pewnego stopnia chce się mieć kontrolę nad komunikatem przekazywanym do mediów (jego treścią i czasem). Oczywiście, każdy z dziennikarzy napisze, co uzna za stosowne, ale – my byliśmy pierwsi. Tytuł konferencji nie jest konieczny, wystarczy dobrze zredagowany temat. Ten pierwszy stosuje się dla uwypuklenia poruszanej w jej trakcie problematyki. Ważne, by nie był zbyt zawiły i upoetyzowany, a jeżeli już – niech przynajmniej ma wyjaśniający wszystko podtytuł. Zaproszenia Kogo zaprosić na konferencję też jedynie z pozoru jest pytaniem bezzasadnym (wiadomo – wszystkich). Oczywiste jest bowiem, że na spotkanie z najbardziej choćby znanym pisarzem niechętnie przyjdą dziennikarze z mediów ekonomicznych, i odwrotnie – podsumowanie wyników finansowych wydawnictwa nie zawsze okaże się pasjonujące dla krytyków jego dzieł. Jak zwykle najlepiej jest zawierzyć zdrowemu rozsądkowi. Rzadko zawodzi. Jakie zaproszenia? Obecnie coraz rzadziej wysyła się drukowane (wiadomo dlaczego). Nie da się jednak ukryć, że są one znacznie bardziej eleganckie niż te wysyłane e-mailem, a personalizowane to już z całą pewnością crême de la crême. Polecam – wydatek, który bardzo się opłaca. Prócz rzeczy …