Cała skrupulatnie gromadzona w wydawnictwie wiedza, która jednak nie znajduje zastosowania w codziennej pracy redakcji, w ostatecznym rozliczeniu okazuje się być zupełnie bezużyteczna. Inwestycje w jej identyfikację czy analizę nigdy się nie zwrócą, jeśli będzie leżała odłogiem w archiwach. By mówić o faktycznych korzyściach z zarządzania wiedzą, a nie tylko o wysiłkach i nakładach finansowych włożonych w tworzenie systemu, nowa wiedza musi być rozpowszechniona i systematycznie wykorzystywana. To na tym etapie zarządzania wiedzą powstają bowiem konkretne rezultaty, czy to w postaci innowacyjnych pomysłów wydawniczych czy racjonalizatorskich projektów organizacyjnych. Dystrybuuj – nie tylko książki Gdy mowa o zarządzaniu wiedzą, słowo „dystrybucja” nabiera nowego znaczenia. Nie stosuje się go w odniesieniu do rozprowadzania książek czy czasopism wśród klientów, ale do rozpowszechniania wiedzy w firmie. Zanim zgromadzone, przeanalizowane i zorganizowane przez edytora zasoby zostaną zastosowane w praktyce, najpierw należy je upowszechnić, i to jak najszerzej. Odbiorcą wiedzy bynajmniej nie jest w tym wypadku tylko kadra kierownicza, jak to bywa w tradycyjnych, hierarchicznych strukturach. Z właściwymi informacjami należy dotrzeć do każdego pracownika oraz zespołu projektowego. Proces rozpowszechniania wiedzy w wydawnictwie to między innymi powielanie już istniejących zasobów, czyli udostępnianie tych samych informacji dużej grupie pracowników (w tym nowozatrudnionym). Dzięki temu treści te będą służyć całej redakcji, a nie tylko tym, którzy brali udział w ich gromadzeniu i uporządkowywaniu. Niezwykle ważne jest również dzielenie się doświadczeniami z obecnie realizowanych oraz już ukończonych projektów. W wyniku tak otwartej polityki redaktor prowadzący może bez większego zagrożenia podjąć się opracowania nietypowej książki, której specyfikę ktoś inny już wcześniej poznał i opisał (np. w materiałach zarchiwizowanych w bazie wiedzy). Dystrybucja informacji do miejsc, gdzie – choć potrzebne – są one niedostępne, to jedno z najważniejszych zadań zarządzania wiedzą. Dzięki systemowi dzielenia się nią poprawie ulegają warunki pracy, a procesy edytorskie zostają usprawnione. Menedżerowie efektywniej koordynują opracowanie książek. Redaktorzy mają stały dostęp do rzetelnych i wiarygodnych danych przez co znacząco oszczędzają czas potrzebny na ich zdobycie. Handlowcy mają pełną i aktualną wiedzę o nowych wydaniach. A wydawnictwo jako całość uczy się w końcu na swoich błędach – dzięki rozpowszechnianiu wiedzy i rejestracji problemów znikają powtarzające się w różnych działach nieprawidłowości o dużym stopniu podobieństwa. Ułatwiaj dostęp do wiedzy Wykorzystywanie wiedzy zależy przede wszystkim od dostępności źródeł informacji i wygody ich użytkowania. Przeciętny pracownik jest skłonny szukać danych tylko wtedy, gdy nie musi w to włożyć zbyt dużego wysiłku ani poświęcić wiele czasu. W większości przypadków nie jest problemem wykonanie telefonu do znajomego redaktora lub zadanie pytania korektorce siedzącej przy sąsiednim biurku. Ale na przejście do innego pokoju już nie zawsze znajdzie się czas i ochota (nie wspominając o przeszukiwaniu rozległej bazy danych czy wyprawie do …