Niewiarygodne, ale firma Bedeker obchodzi właśnie 15-lecie! Biblioteka Analiz z uwagą śledziła wasze początki, byliście pierwszą firmą outsorcingową działającą na rynku książki. Przypomnijmy naszym czytelnikom, jak doszło do jej powstania... Krzysztof Bujalski: Firmę założyliśmy we czwórkę: ja i Bartosz, oraz Emilia Kowacz i Kamil Drozdowski. Dokooptowaliśmy do naszego zespołu jeszcze dwie osoby, czyli w sumie było nas sześcioro, aby mieć pokrycie w całej Polsce. Stacjonowaliśmy w: Gdańsku, Warszawie, Katowicach, Krakowie i we Wrocławiu. Kto był waszym pierwszym klientem? KB: Od samego początku są z nami Nasza Księgarnia i ExpressMap. Wówczas współpracowali z nami jeszcze: Bezdroża, Galaktyka i hurtowania Globus. Wystartowaliście w maju 2006 roku. W jaki sposób udało się wam przekonać do siebie te firmy? Bartosz Swarcewicz: Wszystko zaczęło się w Demarcie, cała nasza czwórka tam pracowała, tam nasz wspólny pomysł wykiełkował i powstał. Przez Demart też zdobyliśmy pierwszych klientów. KB: Tak, to efekt naszych wcześniejszych koneksji. Z Markiem Dobrowolskim, obecnie dyrektorem handlowym w Naszej Księgarni, pracowaliśmy wcześniej w Demarcie. Prowadząc z Bartkiem hurtownię w Gdańsku, mieliśmy kontakty z wieloma wydawcami, m.in. z hurtownią Globus, wydawnictwem Bezdroża czy ExpressMapem. Rafał Tyksiński, prezes tego wydawnictwa, zawsze podkreślał, że bardzo był zadowolony z naszej współpracy i dlatego kontynuuje ją także w Bedekerze. Stworzyliśmy formułę, która wydawcom odpowiadała, a mianowicie – stosujemy taki dobór firm, które obsługujemy, aby ze sobą nie konkurowały. Czyli staraliśmy się, aby wśród naszych klientów był np. jeden wydawca literatury dziecięcej, jeden – turystycznej. Oczywiście, po tych piętnastu latach trochę się to zazębia, oferta wielu wydawców się pokrywa, ale różne zależności zostały utrzymane i do dzisiaj nie mamy w portfolio wydawnictwa, które bardzo by konkurowało z Naszą Księgarnią czy z wydawnictwem ExpressMap. Od ponad dwóch lat współpracuje z nami Media Rodzina, ale obsługujemy tego wydawcę na rynku związanym z siecią Empik, nie na rynku tradycyjnym, ponieważ tu mają swoich przedstawicieli. Jaki był wasz pomysł na firmę? Czym ona się różniła od sieci przedstawicieli handlowych działających przy wydawnictwach? KB: Zrobiliśmy rewolucję w rozliczaniu pracy przedstawicieli handlowych. To, co wówczas stosowano i nadal się stosuje w wielu wydawnictwach, to rozliczanie przedstawicieli handlowych prowizyjne. My nigdy przez te piętnaście lat nie rozliczaliśmy się w ten sposób. Wszyscy nasi przedstawiciele są zatrudnieni na umowę o pracę i korzystają z firmowych samochodów. To nas właśnie różniło od innych wydawców, którzy spychali całą odpowiedzialność właśnie na przedstawicieli. Już od samego początku nie chcieliśmy, aby nasi pracownicy zaprzątali sobie głowę samochodami, ich stanem technicznym, płaceniem ZUS-u czy innych zobowiązań, tylko żeby byli gotowi do pracy w terenie. Mając całe zaplecze i całkiem duże doświadczenie, rozpisywaliśmy plany pracy dla naszych przedstawicieli. Przedstawiciel nie budził się rano i nie zastanawiał się, gdzie pojedzie na kawę, żeby zarobić parę złotych. Nasz przedstawiciel działał według planu, który uzgodniony został wcześniej wspólnie z wydawcami. Tak, nasz przedstawiciel realizuje politykę wydawcy. To jest nasze rozwiązanie. Wydawca może zająć się wydawaniem książek, a nie koordynacją pracy przedstawicieli. Realizowaliśmy to, co od samego początku sobie założyliśmy, a czego wielu wydawców jeszcze nie rozumiało. Zastanawiano się, jak pogodzimy pracę dla kilku wydawców. A zaczynaliśmy od pięciu oficyn. A my wdrożyliśmy takie procedury, żeby nasze działania były spójne. Plan pracy był tak rozpisany, aby każdy wydawca wiedział, ile wizyt dla niego realizujemy i gdzie. To było kluczowe rozwiązanie i zaczęło się szybko sprawdzać. Dla nas było też bardzo ważne ograniczenie czasu pracy przedstawiciela w samochodzie. Jeżeli wydawca miał pięciu-sześciu swoich przedstawicieli na całą Polskę, to 2/3 czasu pracy spędzali oni w samochodzie. Nasi przedstawiciele, obsługując obecnie 13 wydawców, odwiedzają dużo mniej punktów. A w sytuacji, gdy zajmują się jednym wydawcą i nagle trzeba byłoby zareagować w imieniu innego wydawcy, to są na miejscu. Kiedyś w księgarniach sieci Matras zamówienia ze wszystkich placówek były realizowane przez centralę i praktycznie przedstawiciele tam nie jeździli. Z kolei do Empiku, gdzie jeszcze wtedy dany kierownik decydował, co zamawia do salonu, ustawiały się codziennie kolejki przedstawicieli, którzy się umawiali na realizację zamówień. Gdy wchodzą promocje centralne, a głównie wchodzą w środy, jak to jest w Empiku, to nasi przedstawiciele od środy do piątku są w 70 proc. salonów po to, aby sprawdzić, czy dostawa dojechała, czy jest prezentowana. To jest bardzo istotna sprawa dla wydawnictwa. To też pomaga dobrze zarządzać tytułami i je promować. Pracując wcześniej w innych firmach, widziałem, jak działają przedstawiciele na prowizji, którzy dbają o zatowarowanie, a później nie przejmują się, czy te książki są w ogóle wyłożone na półkę. Byłem świadkiem, jak z jednej z sieci wracały palety zapieczętowane taśmami wydawcy – po trzech miesiącach! Bo przedstawiciel zrobił po prostu „wrzutkę”, żeby tylko osiągnąć obrót. To w jaki sposób rozliczacie się z przedstawicielami? BS: Nasi przedstawiciele są rozliczani na podstawie stałej pensji plus z realizacji planu oraz z określonych zadań do wykonania. Czyli wszyscy mają równe płace? BS: Podstawa jest stała. Zrobiliśmy tylko podział na kierowników regionalnych i przedstawicieli handlowych. Nazwa firmy jest bardzo podróżnicza... KB: Nazwę naszej firmy wymyślił Adam Sobierajski, wówczas z wydawnictwa Pascal, które współpracowało wtedy z naszą hurtownią. Z Bartkiem zaczęliśmy prowadzić własne działalności gospodarcze, bo w ostatnim etapie współpracy z Demartem tak właśnie musieliśmy zrobić. Szukaliśmy uniwersalnej nazwy i padło na Bedeker. Nazwa wywodzi się od niemieckiej nazwy przewodnika i tak naprawdę stwierdziliśmy, że to będzie bardzo dobra nazwa dla naszej nowej spółki po zakończeniu współpracy z wydawnictwem Demart. Kuba Frołow przed kilkunastu laty na łamach dwutygodnika „Biblioteka Analiz” opisał waszą pracę w iście reporterskim stylu. Towarzyszył wam wtedy w pracy, objeżdżał księgarnie. Porozmawiajmy o tym, co się przez ten czas zmieniło. Ile punktów obecnie odwiedzają wasi przedstawiciele? KB: Obecnie na 280 salonów Empiku my odwiedzamy 267. To bardzo duży procent.A czemu nie wszystkie? KB: Są w mniejszych miejscowościach, do których nie dojeżdżamy. Empik ma teraz taką politykę, że wchodzi do coraz mniejszych miejscowości. My docieramy średnio miesięcznie do 267 salonów, przy czym w różnych częstotliwościach, w niektórych placówkach jesteśmy raz w tygodniu, w innych raz na dwa tygodnie, a w niektórych raz na miesiąc. Mamy właśnie trzy kategorie częstotliwości odwiedzin. Dodatkowo, jeżeli jest start promocji, to potrafimy być dwa razy w tygodniu, żeby potwierdzić wydawcy, że jego książki są dobrze wyeksponowane. W jaki sposób to dokumentujecie? KB: Przede wszystkim robimy zdjęcia. To jest ważne dla wydawcy. Często przychodzą do nich autorzy z pytaniem o prezentację ich książek. Dbamy o to, że jeżeli jest duża sprzedaż, to żeby książek nie brakowało: sprawdzamy u osób decyzyjnych w danym punkcie, czy książki są na stanie oraz na bieżąco informujemy wydawców o ewentualnych niskich stanach lub brakach. Lepiej, żeby książka rotowała, sprzedawała się, a autorzy mieli potwierdzenie, że ich publikacje są rzeczywiście eksponowane, że wszystko zostało zrobione tak, jak należy. Jakie jeszcze punkty odwiedzacie? KB: Księgarnie Świata Książki – jesteśmy w 115 ze 130 placówek. Od ponad dwóch lat dla Naszej Księgarni robimy wizyty w Smykach, z 213 placówek jesteśmy w 180. To te największe sieci. Każdego dnia nasi przedstawiciele robią ok. 100 wizyt. Ponad 2000 wizyt miesięcznie. A z bibliotekami i dodatkowymi punktami wychodzi łącznie 30 tys. wizyt rocznie. To dość pokaźna liczba! KB: Do tego policzyłem, że miesięcznie robimy ponad 3000 zdjęć dla jednego z naszych wydawców, a łącznie dla wszystkich firm – około 85 tys. zdjęć. Rocznie łącznie wychodzi ponad 1 milion zdjęć dla wszystkich. A jeśli jeszcze policzymy, że naszych 17 przedstawicieli z 17 samochodami robi łącznie 40 tys. km miesięcznie, to rocznie daje to pół miliona km! Te cyfry, przyznasz, są powalające. A nasz rynek książki jest dość duży. Ale zajmujecie się nie tylko książkami. Rozszerzyliście też swoje działania... KB: Tak, rozszerzyliśmy trochę nasze działania, weszliśmy na rynek zabawek. Właśnie! Wasz stały klient, czyli Nasza Księgarnia, ciągle się rozwija i to w imponującym stylu, o czym można było także przeczytać w „Bibliotece Analiz”, i do tego w nowym kierunku – gier i zabawek. Niejako siłą rzeczy też musieliście nabyć nową wiedzę... BS: Nasza Księgarnia mocno rozwija projekt zabawek. Pierwszym produktem, który rozpoczął ten cały proces, był Pucio. Najpierw była książka, która bardzo dobrze się przyjęła, potem wydawnictwo zaczęło wchodzić z zabawkami. Początkowo Nasza Księgarnia zaczęła współpracować z kilkoma sklepami, pojawiła się na targach specjalistycznych, m.in. Kids Time w Kielcach, tam poszukiwano nowych klientów. Projekt bardzo się rozwinął, włączono do niego Bedekera, z naszych struktur wydzieliliśmy grupę przedstawicieli, którzy zostali skierowani na rynek zabawek, ponieważ produktów zabawkowych i gier w Naszej Księgarni stale przybywało. Tę grupę musieliśmy przeszkolić, bo oni już nie tylko zajmują się samym merchandisingiem, ale muszą o wiele więcej opowiedzieć o produkcie. Na rynku zabawek wróciliśmy do naszego motta, które wcześniej stosowaliśmy, odwiedzając księgarnie: nieważne, skąd księgarz czy sprzedawca ma książkę Naszej Księgarni, ważne, żeby ją miał. Nie walczymy na rabaty. Niech kupi ją sobie tam, gdzie jemu jest wygodniej, z kim mu się lepiej pracuje, gdzie ma lepszą cenę. Kiedyś do księgarń przyjeżdżali przedstawiciele wydawnictw i gdy księgarz miał 35 proc. rabatu od hurtowni, dostawał nagle 37 proc. z wydawnictwa. Przez to mniejsze hurtownie nie miały możliwości sprzedaży. My staramy się rozwijać tę myśl, że wydawcy są od wydawania, hurtownicy od …