Staranne poszukiwania i dzieła osierocone Bazy danych o książce zaczynają odgrywać coraz większą rolę w ochronie praw autorskich. Najlepszym tego przykładem jest regulacja dotycząca identyfikowania dzieł osieroconych w oparciu o określone bazy danych. W ten sposób wyniki przeszukiwań poszczególnych baz danych pozwalają w odpowiedni sposób zakwalifikować daną publikację i wiążą się z odpowiednim poziomem ochrony autorskoprawnej. Przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2012/28/UE z dnia 25 października 2012 roku w sprawie niektórych dozwolonych sposobów korzystania z utworów osieroconych pozwalają uznać dany utwór (lub fonogram) za osierocony, jeżeli żaden z podmiotów uprawnionych do niego nie jest znany lub nie został odnaleziony pomimo starannego poszukiwania takich podmiotów, przeprowadzonego i zarejestrowanego zgodnie z przepisami dyrektywy. W ten sposób kluczowego znaczenia nabiera proces starannego poszukiwania (ang. diligent search), który zakłada przeprowadzenie w dobrej wierze w odniesieniu do każdego utworu lub innego przedmiotu objętego ochroną badania polegającego na sprawdzeniu informacji w źródłach odpowiednich dla poszczególnych kategorii utworów oraz innych przedmiotów objętych ochroną. Staranne poszukiwanie prowadzone jest przed rozpoczęciem korzystania z utworu lub fonogramu. Staranne poszukiwanie zostało określone w dyrektywie dość dokładnie. Z jednej strony poszukiwanie ma być zgodne z wytycznymi ustalonymi przez High Level Working Group on Digital Libraries. Z drugiej strony sprecyzowana została lista źródeł, do których poszukujący uprawnionych do poszczególnych typów dzieł musi się odwołać. W przypadku książek są to: 1) katalog egzemplarza obowiązkowego, katalogi biblioteczne i katalogi innych podobnych instytucji, 2) dane będące w posiadaniu stowarzyszeń autorów i wydawców działających w poszczególnych krajach, 3) istniejące bazy i rejestry dzieł, w tym bazy WATCH, bazy ISBN, Books in Print, 4) bazy danych odpowiednich organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, w tym zwłaszcza organizacji reprograficznych, 5) źródła integrujące różne bazy i rejestry, w tym VIAF i ARROW. Dopiero wyniki starannego poszukiwania pozwalają mającym siedzibę w państwie członkowskim Unii Europejskiej bibliotekom, jednostkom edukacyjnym, muzeom, archiwom, instytucjom gromadzącym dziedzictwo filmowe i muzyczne czy nadawcom publicznym – dla osiągania przez te podmioty założonych celów zgodnych z ich misją publiczną – użytkowanie dzieł osieroconych poprzez udostępnianie ich publiczności (także online), jak również reprodukowanie dla celów digitalizacji, udostępniania, indeksowania, katalogowania, zachowania i renowacji. Oznacza to, iż brak określonego utworu we wskazanych przez każde państwo członkowskie źródłach poszukiwań, które powinny objąć przynajmniej wyżej wymienione, pozwoli zakwalifikować dany utwór jako osierocony i przez to umożliwi wspomnianym bibliotekom, muzeom czy archiwom jego reprodukowanie czy udostępnienie publiczności w sieci. Dlatego też stworzenie kompletnych baz danych, jak również troska o ich jakość będą stanowiły gwarancję skutecznej ochrony praw autorskich autorów i wydawców. Sytuacja w Polsce W Polsce podstawowe bazy danych albo są w trakcie tworzenia, albo ich zawartość nie jest pełna. Oparty o egzemplarz obowiązkowy Przewodnik Bibliograficzny Biblioteki Narodowej, z powodu uchylania się przez część wydawców od obowiązku przesyłania egzemplarzy, wykazuje sporo luk. Podobnie jest z obecnym stanem bazy ISBN, która zawiera informacje dotyczące puli przyznanych poszczególnych wydawcom numerów, a nie pełny wykaz konkretnych tytułów czy publikacji, które tymi numerami zostały opatrzone. Z kolei bazy danych będące w posiadaniu stowarzyszeń autorów i wydawców działających w poszczególnych krajach, jak również baza Books in Print czy profesjonalne bazy danych odpowiednich reprograficznych organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi są w wielu krajach w trakcie tworzenia. SAiW „Polska Książka”, poprzez uczestnictwo w projekcie ARROW Plus, kończy budowanie bazy Books …